Mehrwertsteuer ändern

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen wie Sie die Mehrwertsteuer in BioOffice ändern und worauf Sie hierbei achten sollten.

Als Einzelhandel haben Sie bei einer Änderung der Mehrwertsteuer, z. B. eine Mehrwertsteuersenkung, grundsätzlich das Problem, dass Sie Ihre Verkaufspreise in Brutto (d. h. inkl. MwSt.) führen, während Sie auf der Einkaufsseite normalerweise mit Nettopreisen umgehen.

Dies bedeutet:

  • Wenn Sie bei einer Absenkung der Mehrwertsteuer Ihre Verkaufspreise beibehalten, haben Sie auf der einen Seite zwar einen höheren Gewinn. Auf der anderen Seite haben Sie jedoch das Risiko, dass Ihre Kunden die alten Preise nicht mehr akzeptieren.
  • Wenn Sie bei einer Erhöhung der Mehrwertsteuer Ihre Verkaufspreise  einfach so belassen, haben Sie einen geringeren Gewinn. Wenn Sie Ihre Verkaufspreise nun erhöhen, müssen Sie darauf achten, dass Ihre Kunden die neuen Preise akzeptieren.

Die Mehrwertsteuer ändern – so gehen Sie vor:

Die Umstellung der Mehrwertsteuersätze ist in BioOffice sehr einfach durchzuführen.

Zeitpunkt der Umstellung:

Führen Sie die MwSt.-Änderung als letzte Aktion VOR dem Tag der MwSt.-Umstellung oder als ERSTE Aktion am Tag der Umstellung durch.

Wählen Sie zunächst im BioOffice-Menü: Datei -> Tabellen -> MwSt.

Menü-Auswahl Datei -> Tabellen -> MwSt

Klicken Sie dann in der Tabelle “MwSt” in das Feld mit dem zu ändernden Wert der Mehrwertsteuer in der Spalte “Wert”. Schreiben Sie den neuen Mehrwertsteuer-Satz in dieses Feld:

Tabellen -> Register "MwSt" – alte Werte

Verlassen Sie diese Zeile, z. B. mit der Pfeiltaste “nach unten” und bestätigen Sie die folgende Abfrage mit “Ja”:

Soll die MwSt der Ein­kaufs- und Ver­kaufs­daten so­wie der
offenen Be­stel­lungen von 7.0% auf 5.0% an­ge­passt wer­den?


Hiernach erhalten Sie die folgende Bestätigung (Beispiel), die Sie mit einem Klick auf “OK” bestätigen:

 7966 Ein­kaufs-, 23529 Ver­kaufs­daten und 0 Be­stell­po­si­tio­nen ge­än­dert.


Führen Sie diesen Vorgang wie beschrieben auch für den anderen Mehrwertsteuer-Wert in Ihrer Tabelle durch.

Tabellen -> Register "MwSt" – neuer Wert 5 %
Tabellen -> Register "MwSt" – neue Werte

Anpassung der Verkaufspreise

Bitte beachten Sie, dass die Änderung der Mehrwertsteuer allein keine Änderungen an Ihren Verkaufspreisen bewirkt. Sie haben drei Möglichkeiten Ihre Verkaufspreise anzupassen:

1. Eigene Kalkulation in BioOffice:

  • Sie können Ihre Aufschläge mit der Liste “Spannenkontrolle” überprüfen, um die einzelnen Verkaufspreise anschließend neu zu kalkulieren.
  • Alternativ ist es über die Artikel-Verkaufstabelle (Menüauswahl: Datei -> Artikel -> Verkauf) möglich ganze Artikelgruppen neu zu kalkulieren: Markieren Sie dort in der Tabelle die betreffende Artikelgruppe und klicken Sie dann im Menü auf Bearbeiten -> globale Kalkulation oder wählen Sie über das Kontext-Menü die Funktion “globale Kalkulation”.

    Details zur Verkaufspreisberechnung finden Sie in Ihrem BioOfice-Handbuch, Kapitel 5.

  • Experten können die Preise in BioOffice auch mittels eines eigenen SQL-Jobs anpassen. Gerne stellen wir Ihnen eine Vorlage zur Verfügung!
  • Die Vor- und Nachteile der eigenen Kalkulation entsprechen den Vor- und Nachteilen des Kalkulationstools (s. Punkt 2).

2. Kostenfreies Kalkulationstool:

  • Mit Hilfe des kostenfreien Kalkulationstools, können Sie Ihre Preise zum Stichtag centgenau umrechnen lassen.

    Vorteile:

  • Das Kalkulationstool ist einfach anzuwenden und kostenfrei.
  • Da die VK-Preise in BioOffice angepasst werden, zeigen BioBill, BioOffice Rechnungsmodul und BioDeliver die neuen Preise sofort an. So ist bspw. jede Bonposition unmittelbar nach dem Artikelscannen mit dem neuen Preis sichtbar.

    Nachteile:

  • Gegebenenfalls müssen Sie Ihre Etiketten tauschen, da der Artikelpreis in der Kasse nach der Umstellung ein anderer ist, als am Regal.
  • Der optische Preis (z. B. 0,99 €) wird durch einen krummen Preis (z. B. 0,97 €) ersetzt. Dies könnte jedoch auch ein Vorteil sein, da der Kunde sieht, dass eine Preisanpassung vorgenommen wurde.
  • Festpreisartikel müssen ggf. angepasst werden.

3. Kostenpflichtiges BioBill 4 Upgrade

  • Mit dem BioBill 4 Upgrade, dass für Sie als Mietversion zum Download auf unserer Website verfügbar ist, haben Sie die Möglichkeit die Mehrwertsteuerdifferenz von der Kasse berechnen zu lassen.

     

    Vorteile:

  • Die Verkaufspreisanpassung in BioOffice entfällt.
  • Der Preis in BioOffice ist demnach identisch mit den Preisen am Regal. Das Austauschen der Etiketten entfällt.

     

    Nachteile:

  • Die automatische Anpassung ist ausschließlich auf die Kasse begrenzt. Das Rechnungsmodul und BioDeliver unterstützen diese Funktion nicht. Eine “Mischung” der Varianten 2 und 3 ist nicht möglich. BioDeliver- und Rechnungsmodulkunden wählen bitte Variante 1 oder 2.
  • Die Berechnung der Differenz erfolgt auf Summen- und nicht auf Artikelbasis. Dies kann unter Umständen schwer für Kunden nachzuvollziehen sein (Dreisatz).
  •  Neue Produkte nach der Umstellung müssen so kalkuliert werden, als ob sie die Mehrwertsteuer vor der Umstellung beinhalten. Die Kasse rabattiert alle Artikel ohne Ausnahme.
  •  Die Berechnung der Differenz wirkt in beide Richtungen – so auch als Aufschlag bei Artikelrücknahmen.

Auswirkung auf Bestellungen und Rechnungen

Bei einer Änderung der Mehrwertsteuer müssen Sie in BioOffice bei Bestellungen und Rechnungen auf Folgendes achten:

In BioOffice erhalten Artikel in Bestellungen und Rechnungen den MwSt.-Satz, der zu dem Zeitpunkt der Erstellung im System hinterlegt war. Nachdem der MwSt.-Satz zum Stichtag geändert wurde, müssen Sie ggf. bereits erstellte Bestellungen und Rechnungen manuell anpassen.

Wenn Sie Ihre Daten per ReWe-Schnittstelle exportieren, achten Sie bitte auch auf eine korrekte Anpassung des Kontos. 

Bei Fragen zu konkreten Fällen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

Auswirkung auf die ReWe-Schnittstelle

Wenn Sie die Schnittstelle BioOffice-Rechnungswesen (ReWe) nutzen, müssen Sie die Buchungsvorlagen (Datei -> Buchen -> Buchungsvorlagen) ggf. um neue Einträge erweitern.

Bitte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, um die Konten für die MwSt.-Sätze 5 % und 16 % zu erfragen.

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